Cấp K2: Bộ quy tắc thành mã, báo cáo lỗi có vị trí

Cách đọc các nhãn nhỏ trong bài: Có nguồn điều được nêu trong tài liệu gốc; Đề xuất ý kiến hoặc thiết kế của SIPTech; Minh họa ví dụ giả định. Gặp từ lạ? Rê chuột lên từ có gạch chấm, hoặc mở Từ điển thuật ngữ.

1. Bài này dành cho ai và bạn sẽ làm được gì

Bài này dành cho ai: kế toán dùng Excel nâng cao, hoặc người biết lập trình nhẹ, cùng với người phụ trách nghiệp vụ (người hiểu hồ sơ đó phải đúng những gì). Nếu bạn không biết lập trình, đừng lo: các đoạn mã trong bài bạn không cần tự viết. Bạn chỉ cần hiểu chúng làm gì, rồi nhờ người biết code hoặc nhờ AI viết và chạy giúp. Bài K2.3 còn có đường làm hoàn toàn bằng Excel.

Bạn cần chuẩn bị:

• Bảng kiểm (checklist) và bộ hồ sơ mẫu có đáp án đã làm ở cấp K0.
• Dữ liệu hồ sơ đã được chuyển thành dạng JSON ở cấp K1. (JSON là cách viết dữ liệu có khung rõ ràng để máy đọc được, ví dụ mỗi hóa đơn có các ô "tổng trước thuế", "tiền thuế", "tổng thanh toán".)
• Excel (cho đường không code), hoặc Python (cho đường có code).

Sau bài này bạn sẽ có:

1. Sổ quy tắc (so_quy_tac): mỗi quy tắc xác định là một hàm nhỏ (một đoạn code làm đúng một việc kiểm), có mã, mô tả, căn cứ, mức độ.
2. Bộ chạy đi qua mọi quy tắc cho mỗi hồ sơ, không bỏ quy tắc nào.
3. Báo cáo lỗi chuẩn: mỗi dòng gồm hồ sơ, mã quy tắc, kết quả, chi tiết, vị trí, căn cứ.
4. Bộ mẫu K0 chạy lại tự động sau mỗi lần sửa quy tắc.

Thứ bạn cầm đi được sau bài: sổ quy tắc (một file so_quy_tac.py hoặc một tab "Quy tắc" trong Excel), báo cáo lỗi dạng file CSV hoặc Excel, và một script kiểm thử chạy lại bộ mẫu.

2. Vấn đề bài này giải quyết

"Dữ liệu đã đúng. Giờ kiểm thế nào để kết quả lặp lại, giải thích được, và không phụ thuộc AI?"

Ở cấp K1, chúng ta đã đưa dữ liệu hồ sơ về dạng đúng và đủ. Vấn đề còn lại là bước kiểm.

Lỗi còn lại sau K1: nếu vẫn đưa JSON cho LLM "kiểm giúp", ta mang lại đúng những vấn đề đã đo ở K0: kết quả đổi giữa các lần chạy, bỏ dòng, tự tính sai. (LLM là mô hình ngôn ngữ lớn, tức loại AI đứng sau Claude, ChatGPT.)

3. Kiến thức nền

3.1 Vì sao dùng code cho quy tắc xác định

("Xác định" nghĩa là câu trả lời chỉ có một đáp án đúng, ví dụ tổng có bằng nhau hay không.)

• Hệ thống FinDAS của BMO giao các kiểm tra "luật định và cấu trúc" (trần khấu trừ, giới hạn số chữ số, phát hiện bất thường theo mẫu) cho hàm theo quy tắc, cho kết quả hợp lệ/không hợp lệ xác định. Kiểm số học (tính lại tổng từ thành phần) cũng là công cụ riêng, bỏ qua khi thiếu số. Tác giả nêu lý do: giảm khả năng LLM bịa kết luận tuân thủ, và kết luận dựa trên tiêu chí rõ ràng, kiểm toán được Nguồn B1 phụ lục C.
• Kết quả LLM không lặp lại byte-for-byte (giống nhau từng ký tự) ngay cả khi đặt chế độ xác định (chế độ để cùng một câu hỏi cho cùng một câu trả lời). Có triển khai đổi nhãn kết luận ở 18 trong 70 yêu cầu trong cùng một ngày Nguồn B6. Đề xuất Hồ sơ đã kết luận phải giải thích lại được sau 6 tháng; code làm được, LLM thì không.
• Dùng AI để viết code quy tắc, không dùng AI để làm quy tắc. Đề xuất Nhờ Claude/ChatGPT viết hàm Python cho từng dòng checklist là hợp lý; nhưng hàm phải chạy qua bộ mẫu có đáp án trước khi dùng.

3.2 Các loại quy tắc

Đề xuất

Trước khi viết code, hãy phân loại từng dòng trong checklist. Loại nào làm bằng gì thì xem bảng dưới.

(MST là mã số thuế. "Chứng từ" là giấy tờ kế toán như hóa đơn, đơn mua. "Quy tắc mờ" là quy tắc cần hiểu nghĩa của câu chữ nên không có đáp án máy tính ra được.)

3.3 Hợp đồng của một hàm quy tắc

Đề xuất

"Hợp đồng" ở đây là thỏa thuận giữa các quy tắc: mỗi quy tắc nhận gì vào, trả gì ra, và gặp tình huống xấu thì phải làm gì. Cả bộ quy tắc theo cùng một hợp đồng thì báo cáo mới đọc thống nhất được.

• Vào: dữ liệu hồ sơ (JSON từ K1) + ngữ cảnh (sổ, danh sách).
• Ra: đúng một trong DAT, LOI, KHONG_RO, KHONG_AP_DUNG, kèm chi_tiet (số cụ thể, vị trí). Bốn giá trị này lần lượt nghĩa là: đạt, lỗi, không rõ, không áp dụng.
• Thiếu dữ liệu → KHONG_RO, không phải DAT.
• Hàm ném lỗi (tức là bản thân đoạn code bị trục trặc khi chạy) → bộ chạy ghi KHONG_RO kèm lỗi, không dừng cả hồ sơ, không bỏ dòng.
• Tiền dùng Decimal (kiểu số trong Python tính tiền chính xác, không bị sai số lẻ như số thực thông thường). Dung sai làm tròn (nếu có) ghi rõ trong sổ quy tắc và có người duyệt con số đó.

4. Các bài thực hành

Năm bài thực hành dưới đây làm theo thứ tự. Mỗi bài có: việc cần làm, thứ bạn có sau bài, và (ở những bài có) lỗi hay gặp để tránh.

Bài K2.1: Chuyển checklist K0 thành sổ quy tắc

• Việc cần làm: mỗi dòng "xác định" và "tra cứu" thành một mục có các trường sau: ma (mã quy tắc), mo_ta (mô tả), can_cu (căn cứ: dựa vào đâu mà có quy tắc này), muc_do (mức độ nghiêm trọng), hieu_luc_tu (hiệu lực từ ngày nào), ham (hàm làm việc kiểm). Quy tắc mờ để lại cho K3 nhưng vẫn có mã trong sổ (kết quả tạm KHONG_RO, người xem).
• Bạn có sau bài: so_quy_tac.py hoặc tab "Quy tắc" trong Excel.
• Lỗi hay gặp: một hàm kiểm hai ý; không ghi căn cứ; không ghi ngày hiệu lực (sẽ thành vấn đề ở K7).

Bài K2.2: Bộ chạy và báo cáo

• Việc cần làm: dùng bộ chạy mẫu dưới đây, chạy qua mọi quy tắc cho một hóa đơn và xuất báo cáo lỗi.
• Mã mẫu (đã chạy thử 2026-11-11, python -I -X utf8, trên hóa đơn giả lập của K1):

Đoạn mã dưới đây làm gì? Nó làm ba việc. Thứ nhất, nó dựng một "danh sách quy tắc" và cho phép khai báo thêm từng quy tắc với mã, mô tả, căn cứ, mức độ. Thứ hai, nó có ba quy tắc mẫu: HD-03 kiểm số lượng nhân đơn giá có bằng thành tiền từng dòng không, và tổng các dòng có bằng tổng trước thuế không; HD-04 kiểm tổng trước thuế cộng tiền thuế có bằng tổng thanh toán không; HD-06 kiểm hóa đơn này đã ghi sổ rồi hay chưa (chống trả tiền hai lần). Thứ ba, hàm kiem chạy mọi quy tắc cho một hóa đơn và ghi một dòng kết quả cho mỗi quy tắc, kể cả khi quy tắc đó bị hỏng. (Tên biến trong mã viết không dấu; thanh_tien là thành tiền, don_gia là đơn giá, da_ghi_so là danh sách hóa đơn đã ghi sổ.) Bạn không cần đọc hiểu từng dòng; chỉ cần biết ý nghĩa của nó, và nhờ một người biết lập trình (hoặc nhờ AI) chạy giúp khi cần.

from decimal import Decimal as D
import re
DAT, LOI, KHONG_RO = "DAT", "LOI", "KHONG_RO"
QUY_TAC = []                                   # (ma, mo_ta, can_cu, muc_do, ham)
def quy_tac(ma, mo_ta, can_cu, muc_do):
    def wrap(f): QUY_TAC.append((ma, mo_ta, can_cu, muc_do, f)); return f
    return wrap

@quy_tac("HD-03", "Tong dong hang = tong truoc thue", "Checklist v1, muc 3", "cao")
def tong_dong(hd, ctx):
    if any(d["thanh_tien"] is None for d in hd["dong"]) or hd["tong_truoc_thue"] is None:
        return KHONG_RO, "thieu so lieu"
    bad = [d["_vi_tri"] for d in hd["dong"] if d["sl"] is not None and d["don_gia"] is not None
           and d["sl"] * d["don_gia"] != d["thanh_tien"]]
    if bad: return LOI, "SL x don gia != thanh tien tai " + ",".join(bad)
    s = sum(d["thanh_tien"] for d in hd["dong"])
    return (DAT, "") if s == hd["tong_truoc_thue"] else (LOI, f"tong dong {s} != {hd['tong_truoc_thue']}")

@quy_tac("HD-04", "Truoc thue + thue = tong thanh toan", "Checklist v1, muc 4", "cao")
def tong_tt(hd, ctx):
    a, b, c = hd["tong_truoc_thue"], hd["tien_thue"], hd["tong_tt"]
    if None in (a, b, c): return KHONG_RO, "thieu so lieu"
    return (DAT, "") if a + b == c else (LOI, f"{a}+{b} != {c}")

@quy_tac("HD-06", "Khong trung hoa don da ghi so", "Quy che thanh toan", "cao")
def trung(hd, ctx):
    k = (hd.get("mst_ban"), hd.get("ky_hieu"), hd.get("so_hd"))
    return (LOI, f"trung {k}") if k in ctx["da_ghi_so"] else (DAT, "")

def kiem(hd, ctx):
    bao_cao = []
    for ma, mo_ta, can_cu, muc_do, f in QUY_TAC:      # MOI quy tac PHAI co mot ket qua
        try: kq, ct = f(hd, ctx)
        except Exception as e: kq, ct = KHONG_RO, f"loi ham: {e}"
        bao_cao.append({"ma": ma, "ket_qua": kq, "chi_tiet": ct, "can_cu": can_cu,
                        "muc_do": muc_do, "nguon": hd["_nguon"]})
    return bao_cao

Kết quả chạy thử: File đầy đủ trên máy người soạn (thư mục nháp của người soạn) có 6 quy tắc (thêm đủ trường, dạng MST, nhà cung cấp đã duyệt). Kết quả thử: hóa đơn giả lập đúng cho 6/6 DAT. Sửa cố ý tiền thuế thêm 1 đồng và số lượng dòng 2 từ 200 thành 201: HD-03 LOI SL x don gia != thanh tien tai HHDVu[2], HD-04 LOI 6900000+552001 != 7452000; các quy tắc khác vẫn DAT.

• Bạn có sau bài: bao_cao_<so_ho_so>.csv, mở được bằng Excel. (CSV là file bảng dạng chữ thuần, Excel mở được.) Vị trí (HHDVu[2]) giúp người duyệt mở đúng dòng trên phần mềm xem hóa đơn.

Bài K2.3: Cùng quy tắc, đường không code bằng Excel

• Việc cần làm: 1. Nhập JSON/XML vào Excel (Power Query hoặc dán bảng). (Power Query là công cụ có sẵn trong Excel để nạp dữ liệu từ file. XML là một dạng file dữ liệu có cấu trúc, giống JSON về mục đích.) 2. Mỗi quy tắc một cột công thức, ví dụ =IF(TongTruocThue+TienThue=TongTT,"DAT","LOI"). 3. Tra trùng bằng COUNTIFS trên sheet "Đã ghi sổ". (COUNTIFS là hàm đếm số dòng thỏa nhiều điều kiện cùng lúc.) 4. Thiếu ô → "KHONG_RO" (dùng IF(ISBLANK(...)), hàm kiểm ô có trống hay không).
• Bạn có sau bài: kiem_hoa_don.xlsx có tab Quy tắc (mã, căn cứ) và tab Kết quả.
• Lỗi hay gặp: công thức so số thực có phần thập phân (nên làm tròn về đồng trước khi so); để ô trống được hiểu là 0.

Bài K2.4: Chạy bộ mẫu làm kiểm thử hồi quy

("Kiểm thử hồi quy" là chạy lại toàn bộ bộ mẫu sau mỗi lần sửa, để chắc rằng sửa chỗ này không làm hỏng chỗ khác.)

• Việc cần làm: mỗi hồ sơ trong bộ mẫu K0.2 đã có đáp án theo mã. Viết một script (đoạn chương trình ngắn) so bao_cao với đáp án, in mọi ô lệch. Chạy mỗi khi sửa một quy tắc.
• Bạn có sau bài: kiem_thu.py; quy ước "không sửa quy tắc nếu chưa chạy kiểm thử".
• Lỗi hay gặp: sửa đáp án cho khớp với code thay vì sửa code.

Bài K2.5: Hàng đợi duyệt tối thiểu

• Việc cần làm: mọi hồ sơ có ít nhất một LOI hoặc KHONG_RO ở mức "cao" vào hàng đợi (danh sách hồ sơ chờ người duyệt); hồ sơ toàn DAT vẫn cần người ký, nhưng xem nhanh. Thiết kế hàng đợi, SLA (thời hạn cam kết xử lý), chống "duyệt cho xong": theo Tra cứu tài liệu nội bộ · Cấp 8 — Quy trình nhiều bước › Điểm duyệt của người và bài 8.4.
• Thêm riêng cho bài toán này Đề xuất: người duyệt phải thấy chứng từ gốc cạnh báo cáo; mỗi lần người duyệt không đồng ý với một kết quả, ghi mã quy tắc và lý do. Đó là nguồn ca mới cho bộ mẫu (K6, K7).

5. Hai cách làm: không cần code và có code (khi nào nên chuyển)

Bài này có hai đường: Excel (làm ở K2.3) và Python (làm ở K2.2). Bảng dưới so sánh để bạn chọn.

(Log là bản ghi lại từng việc máy đã làm, để sau này xem lại. Người bảo trì là người biết code, chịu trách nhiệm sửa khi có lỗi.)

Buộc chuyển sang Python khi Đề xuất: có quy tắc tra cứu nhiều sổ (trùng hóa đơn qua nhiều năm), có quy tắc mờ cần gọi LLM, hoặc hơn 2 người cùng sửa file Excel.

6. Khi nào bạn có thể lên cấp tiếp theo

Đề xuất

Bạn có thể sang cấp K3 khi đạt đủ các điều sau:

1. 100% quy tắc xác định và tra cứu trong checklist đã chạy bằng code hoặc công thức.
2. Trên bộ mẫu: 0 bỏ sót ở quy tắc xác định (nếu có bỏ sót, đó là lỗi code hoặc lỗi dữ liệu K1; sửa trước khi lên cấp).
3. Mỗi dòng báo cáo có vị trí và căn cứ.
4. Kiểm thử hồi quy chạy được trong một lệnh.
5. Có danh sách quy tắc mờ còn lại, mỗi quy tắc có 3 ví dụ đạt và 3 ví dụ lỗi lấy từ hồ sơ thật.

7. Ví dụ cho doanh nghiệp nhỏ ở Việt Nam

Minh họa

Ba tình huống để bạn dễ hình dung. SME là doanh nghiệp nhỏ và vừa.

a) Cửa hàng vật liệu điện nước, 2 chi nhánh. Sổ quy tắc hóa đơn đầu vào 9 quy tắc, 7 bằng code, 2 tra cứu (nhà cung cấp, trùng). Trước khi chạy code, kế toán từng thanh toán hai lần một hóa đơn do nhà cung cấp gửi lại qua hai email. HD-06 bắt trường hợp này bằng khóa (MST bên bán, ký hiệu, số). (Khóa ở đây là bộ ba thông tin ghép lại để nhận ra một hóa đơn là duy nhất.)

b) Văn phòng kế toán dịch vụ, làm sổ cho 25 hộ kinh doanh. Mỗi khách một thư mục XML. Cùng một sổ quy tắc chạy cho cả 25 khách, chỉ đổi ctx (MST của khách, danh sách nhà cung cấp quen của khách). Báo cáo gửi khách là file Excel, mỗi dòng một lỗi có vị trí. Lưu ý: dữ liệu của khách là dữ liệu bên thứ ba; thỏa thuận với khách trước khi dùng dịch vụ AI ngoài cho bất kỳ bước nào (K3).

c) Công ty may gia công. Quy tắc nội bộ về đề nghị tạm ứng: TU-01 số tiền không vượt hạn mức theo chức danh (tra bảng hạn mức), TU-02 có chữ ký trưởng bộ phận (người xác nhận, vì chữ ký trên ảnh không tin máy đọc: xem Tra cứu tài liệu nội bộ · Cấp 2 - Biến tài liệu thành text có cấu trúc › Đặc thù tiếng Việt), TU-03 không có tạm ứng cũ quá 30 ngày chưa quyết toán (tra sổ).

8. Tài liệu tham khảo